Комфортный офис

Вопросы, рассмотренные в материале:

• Какой он комфортный офис?
• Какая принята классификация офисных помещений?
• На что следует обратить внимание при создании комфортных рабочих мест в офисе?
• Какие помещения нужны для комфортной работы в офисе?
• Чем наполнять помещения для создания комфортных условий в офисе?

Лицом любой современной организации является комфортный офис. Он отражает финансовое положение компании, ее уровень и влияет на решение посетителя о дальнейшем сотрудничестве. Вот почему экономия на обустройстве офисного пространства зачастую обходится намного дороже, чем оплата услуг мастеров по его оформлению и затраты на покупку предметов мебели.

Какой он, комфортный офис

 

Сотрудники компании проводят в офисе значительную часть своей активной жизни. Чтобы создать для них оптимальные рабочие условия, нужно продумать все важные детали еще на стадии планировки помещения: подобрать подходящий цвет стен, высоту перегородок между рабочими местами, определиться с типом освещения и расстановкой акцентов.

Комфортный офис – это такое рабочее пространство, в котором приятно находиться каждому. Он выполнен в фирменном стиле организации, обставлен удобными и функциональными предметами мебели, отличается интуитивно понятной планировкой и эргономичностью.

 

Планировать офисное пространство следует так, чтобы сделать рабочий процесс максимально эффективным. Это означает, что помещение не просто должно выглядеть хорошо и приятно, но также подчеркивать общий стиль организации, ее индивидуальность, работать на имидж компании.

Комфортный офис – это идеальное место, в которое с удовольствием будут приходить как сотрудники, так и клиенты. Важно, чтобы его обстановка создавала атмосферу гармонии. Тогда каждому захочется выполнять свою работу качественно и творчески. Создание такого места – непосредственная задача руководителя.

Современная планировка и дизайн офисного пространства должны ориентироваться как на презентабельность, так и на уют. Если спроектировать помещение правильно, оно будет радовать своей эстетичностью, способствовать продуктивной деятельности сотрудников компании, а также повышению лояльности восприятия потенциальными клиентами.

 

Грамотно оформленный интерьер способен самостоятельно рассказать о специализации предприятия и проанонсировать особенности его делового стиля.

А повысить производительность труда и создать благоприятные условия поможет правильная организация рабочего места. Рекомендации относительно планировки и зонирования офисов выработаны уже давно и широко используются на современных предприятиях.

Классификация офисных помещений

Офисные площади имеют свою классификацию, а разные типы помещений в ней обозначаются латинскими буквами: A, B, C и D. Каждый из этих типов отличается некоторыми особенностями, однако порой они достаточно условны. В связи с этим границы между различными категориями могут быть нечеткими.

1. Комфортный офис класса А

 

Подобные помещения находятся в современных деловых центрах. Они удачно расположены и характеризуются хорошей транспортной доступностью, оптимальными планировочными решениями, хорошим качеством отделки, высоким уровнем инженерных коммуникаций, наличием автоматизированных систем жизнеобеспечения.

При этом в бизнес-центрах, как правило, имеется развернутая инфраструктура централизованного обеспечения арендаторов помещений средствами телекоммуникации и связи, оргтехникой, а иногда и технически оснащенными конференц-залами. В подобном центре также может быть собственная охрана и парковка (охраняемая), созданная из расчета: 1 место на 60 кв. м офисных площадей.

Пример оформления конференц-зала в современном комфортном офисе (фото):

 

 

Другой характерной чертой таких офисов является высокая престижность, дополнительно подкрепленная наличием высококачественной отделки, инженерных коммуникаций, разработанных в соответствии с международными стандартами, а также оригинальной архитектурой.

Требования, которым должно соответствовать офисное помещение для того, чтобы войти в категорию А+:

• наличие широко развитой инфраструктуры, включающей: полиграфический салон, банкомат, ресторан, кафетерий, центральную рецепцию на первом этаже и пр.;
• наличие удобного подъезда на наземном транспорте;
• осуществление электроснабжения при помощи двух независимых источников, а также наличие источника бесперебойного питания;
• размещение в новом здании;
• возможность перемещения между этажами на современных скоростных лифтах;
• наличие всей необходимой юридической документации;
• круглосуточная охранная здания и оборудование его современными системами безопасности;
• профессиональное управление зданием и соответствие его международным стандартам;
• наличие оптико-волоконных телекоммуникаций;
• размещение в здании с открытой рациональной планировкой;
• наличие в здании современных систем климат-контроля и вентиляции;
• для внутренней отделки использовались высококачественные материалы;

 

• наличие охраняемой наземной и подземной парковки из расчета минимум 1 место на 100 кв. м офисных площадей;
• наличие в здании современных инженерных систем.

3. Комфортный офис класса B

 

Такие помещения имеют схожие характеристики с теми, что относятся к классу А. Отличие заключается в том, что офисы класса «В» могут быть чуть менее престижны, не так удачно расположены, а спектр предлагаемых ими услуг более узок. Бывает, что в эту категорию попадают комфортные офисы класса А спустя годы их интенсивной эксплуатации. Кроме того, стандарты качества регулярно меняются и растут. Поэтому то, что всего 5–10 лет назад казалось нам идеалом, сегодня воспринимается уже иначе.

Офисы категории В характеризуются недорогой, но качественной отделкой, а также небольшим набором предоставляемых услуг. О них иногда говорят: «бюджетный офис» или «экономкласс». Разница между категориями В+ и В зачастую проявляется только в различиях качества отделки и инженерных коммуникаций.

 

 

Характерные особенности комфортного офиса категории В+:

• наличие инфраструктуры в здании: кафетерий для сотрудников, центральная рецепция в холле первого этажа и пр.;
• расположение рядом с одной из основных транспортных магистралей;
• наличие хорошо работающих лифтов;
• расположение в новом или полностью реконструированном здании;
• наличие круглосуточной охраны здания, современных систем безопасности;
• наличие необходимой документации относительно права собственности и эксплуатации здания;
• возможность использования качественных услуг надежного телекоммуникационного провайдера;
• профессиональное управление зданием;

 

• наличие системы вентиляции с предварительным охлаждением воздуха, сплит-системы кондиционирования;
• отсутствие строгих требований к планировке этажа;
• допустима разная обеспеченность инженерными коммуникациями;
• наличие в помещении современных окон, обеспечивающих большую степень естественной освещенности;
• наличие охраняемой парковки (обычно наземной) из расчета минимум 1 место на 100 кв. м арендуемых площадей;
• использование недорогих, но качественных материалов для внутренней отделки.

5. Офисные помещения класса C

 

 

Характеристики помещений категории С по большому счету соответствуют тем, которые имеют комфортные офисы класса В. Основное отличие в том, что у первых всегда есть какие-нибудь недостатки: неудобное месторасположение (проблематичный подъезд, удаленность от транспортных магистралей), недостаточно большая парковка, слабо развитая инфраструктура обслуживания и пр. Таким образом, офисы, не соответствующие категории В хотя бы по одному серьезному признаку, включаются в класс С.

Также они часто располагаются в зданиях бывших заводоуправлений и переоборудованы из помещений, недостаточно приспособленных к тому, чтобы стать современными комфортными офисами. Их внешний вид обычно не слишком презентабельный, а уровень предоставляемых услуг – невысокий. Поэтому они относятся к непрестижной категории.

Особенности офисных помещений класса С:

• степень развитости инфраструктуры зависит от конкретного здания и его владельца;
• расположение может быть где угодно;

 

 

• наличие круглосуточной охраны;
• расположение в нереконструированных зданиях (иногда с фасадом), которые подверглись косметическому ремонту;
• осуществление коммуникации при помощи телефонных линий МГТС либо коммерческих телефонных провайдеров;
• возможно наличие проблем с правильным оформлением некоторых юридических документов здания;
• наличие системы вентиляции, иногда сплит-системы кондиционирования;
• эксплуатация здания осуществляется силами владельца;
• наличие охраняемой наземной парковки, различной по размерам;
• коридорно-кабинетная планировка здания;
• осуществление внутреннего ремонта силами самих арендаторов.

6. Офисные помещения класса D

 

Офисы категории D зачастую расположены в административных зданиях с сохранившимися устаревшими инженерными коммуникациями, в которых нет современных автоматизированных систем жизнеобеспечения. Как правило, они возникали в 1990-х годах, когда офисы оборудовались в нежилых помещениях, административных зданиях и пр. Обычно в них предварительно проводили ремонт, однако с тех пор прошло уже много лет.

Порой подобные здания выглядят достаточно презентабельно, в них может быть даже библиотека, типография, телефонная линия. Это обусловлено тем, что в последние годы владельцы вкладывали суммы, полученные от арендаторов, в реконструкцию и переоснащение помещений. Поэтому некоторые из них вполне можно было бы отнести даже к классу С. Поскольку подобные офисы абсолютно не соответствуют современным международным стандартам, стоимость их аренды довольно доступна. Именно это и привлекает небольшие организации.

На что обратить внимание при создании комфортных рабочих мест в офисе

 

 

При оборудовании комфортного офиса подумайте, какова его главная цель. Например, для повышения продуктивности сотрудников обычно используют сдержанно-парадный стиль. А вкладывать средства в дорогой и роскошный интерьер имеет смысл только в том случае, если его посещают клиенты соответствующего уровня.

Очевидно, что торговой компании, основная масса визитеров которой – торговые представители и курьеры, незачем обставлять свой офис элитными предметами мебели. А вот помещение крупной фармацевтической фирмы должно не только источать милосердие, но и благополучие. Не зря ведь говорят, что встречают по одежке.

Комфортный офис олицетворяет основательность и благосостояние организации. По его оформлению можно догадаться о сфере деятельности компании. Очевидно, что офисы банка и рекламного агентства не могут выглядеть одинаково. Обязательно следует также подчеркнуть вкус руководителей предприятия и дать понять своим клиентам, на какой сервис они могут здесь рассчитывать.

 

 

Отнеситесь серьезно и к выбору офисного помещения. Важно, чтобы оно находилось недалеко от центра, тогда потенциальные клиенты смогут с легкостью его найти. Также необходим удобный подъезд к зданию и наличие парковочных мест для сотрудников.

Типы офисной планировки:

• традиционная – у каждого есть свой кабинет;
• западная – все сотрудники размещены в едином помещении, а их рабочие места разделены перегородками.

Очевидно, что тип планировки выбирается с учетом специфики работы, поэтому это должно решаться индивидуально.

Планирование обстановки и оформление комфортного офиса напрямую зависит от того, кто ваши потенциальные клиенты. Важно, чтобы они чувствовали себя уютно. Уровень офиса должен соответствовать их уровню и вызывать у них доверие к вам.

 

 

Считается, что лучше всего оформлять интерьер офисного помещения в светлых тонах, а окна в нем должны быть высокими и широкими, пропускающими как можно больше света. Вполне допустимо добавить одну-две вещицы, не относящиеся к рабочим принадлежностям, но намекающие об интересах и пристрастиях владельца.

Сейчас наблюдается новая тенденция: прежняя тяга к роскоши и выразительности понемногу уменьшается. Теперь модными считаются такие понятия, как «достаточно» и «необходимо». Создание комфортного офиса – дело довольно затратное. Безусловно, крупные предприятия вполне могут позволить себе потратить на это значительную сумму.

Однако сегодня практически не встречаются такие помпезные приемные и кабинеты для заседаний, какие были раньше. Современные приемные умещаются в 10–12 квадратных метров, и их часто разделяют два руководителя. Дорогостоящие атрибуты не вписываются в обстановку таких небольших помещений.

 

 

Другое интересное современное решение – велосипедная парковка. С каждым годом во всем мире и в нашей стране появляется всё больше любителей кардионагрузки. А когда набирается критическая масса (минимум 5 из 50 сотрудников добираются до работы на велосипеде), такая стоянка становится просто необходимым элементом. Ее можно обустроить и в частном порядке. Большинство сотрудников компании наверняка поддержат такую инициативу. А у тех, кто еще не определился со своим отношением к этому вопросу, будет стимул приобрести еще одну здоровую привычку.

Добавить атмосфере уюта, а интерьеру индивидуальности можно с помощью предметов искусства. Деловую обстановку украсят неяркие картины или черно-белые фотографии. Такие декоративные элементы следует использовать в небольшом количестве.

Помещения для комфортной работы в офисе

Обустраивая комфортный офис, оптимально используйте все пространство. Рекомендуется разделить его на две зоны – front и back. Во front-офисе обычно располагаются кабинеты руководителей, переговорные, рецепция. Эта зона должна подчеркивать статус компании и говорить об ее уровне. А территория back-офиса предназначена для сотрудников и должна быть комфортной для работы. Чтобы предприятие нормально функционировало, необходимо оборудовать несколько обязательных помещений:

1. Кабинет руководителя

 

Предметы мебели здесь стоит поставить более дорогостоящие, нежели у рядовых сотрудников. Таким образом вы поддержите имидж организации и создадите интуитивную дистанцию, субординацию между руководством и подчиненными. Подберите массивное кресло, лучше всего кожаное. Оно должно быть не только комфортным, но и производить нужное впечатление.

3. Рабочее помещение для сотрудников.

 

Границы каждого рабочего места должны быть обозначены, чтобы сотрудники отделялись друг от друга. Даже если подобные кабинеты будут маленькими, зато их собственными. Совсем крохотное помещение можно поделить на зоны с помощью деревянных или стеклянных перегородок.

5. Залы для переговоров и конференций.

 

Практически в любой отрасли бизнеса используют такой полезный инструмент, как презентацию в формате слайдов, набора графиков, видео. Для ее оптимального восприятия в комфортном офисе потребуется отдельная просмотровая зона. И даже если этим инструментом коммуникации вы не пользуетесь, то наверняка проводите мозговые штурмы, итоговые совещания, обучение работников. Тогда, вместо того чтобы толпиться всем у одного монитора, следует выделить пусть и небольшую, но отдельную площадь с нужным экраном (отделкой) и оборудованием.

7. Архив и библиотека

 

Это те помещения, которые требуют тишины. Во многих специальностях приходится работать с документацией, учебными материалами, полезной информацией. Да и сотрудникам, привязанным к клавиатуре и монитору, иногда необходимо провести некоторое время в спокойной обстановке с бумажным или электронным носителем информации и взвесить свое решение, чтобы принести пользу проекту.

Поэтому при распределении небольших помещений старайтесь предусмотреть место для чтения. Оно должно быть достаточно комфортным и обязательно полностью изолированным от любых внешних раздражителей. Мини-библиотеку можно даже переоборудовать из подсобок или других комнат без окон. Там ваши сотрудники смогут вполне спокойно усваивать и анализировать информацию.

9. Командная капсула

 

Имеется в виду не обычная переговорная, а зона, предназначенная для временных проектов. В ней следует оборудовать комфортное рабочее место для двух и более сотрудников различных подразделений на случай необходимости командного подхода. Руководитель, отлично знающий свой коллектив, либо опытный HR могут самостоятельно определить наиболее удобный вариант для подчиненных – полностью закрытое пространство или огороженную территорию.

Такую зону в комфортном офисе можно даже отделить обычной ширмой, стеклянными стенами или глухим занавесом. Рекомендуется размещать работников друг напротив друга или рядом друг с другом. А в идеале комбинировать разные варианты.

11. Уютная зона ожидания

 

Очень важно сделать максимально комфортной ту часть офиса, в которой посетители будут ждать решения своих вопросов. Обязательно установите в этой зоне удобный диван или кресла. Отдавайте предпочтение современным и лаконичным моделям, без стеганых спинок и резьбы, присущих классике. Допустимо использовать немного винтажных вещей. К примеру, поставить журнальный столик в стиле 60-х.

13. Кухня в офисе

 

Любая организация в силу своих возможностей старается предоставить своим сотрудникам наиболее удобную кухонную зону. Она не только предназначена для хранения продуктов, но и является дополнительным фактором социализации, отличным способом содействия инициативе работников. Соблюдая режим правильного питания, они будут поддерживать своё здоровье. А значит, работать эффективнее, без лишних стрессов. Помимо установки нужной техники (кулера с водой, чайника, кофемашины, микроволновой печи, холодильника и пр.), не забудьте про удобные столы и стулья.

 

 

Другие необходимые помещения в комфортном офисе:

• вентиляционные камеры;
• комната для информационно-вычислительной техники;
• котельные;
• гардероб;
• электрощитовые;
• ресепшен;
• санузлы;
• комната для размещения охраны;
• подсобные;
• вестибюли.

Наполнение помещений для создания комфортных условий в офисе

В комфортном офисе обязательно должны быть растения. Ведь ваш коллектив целый день находится взаперти, и свежий кислород людям не помешает. Рабочие места можно украсить кадками с пальмами, горшками с цветами на пассивных поверхностях или вертикальным озеленением. Важно также, чтобы у каждого была возможность попить воды или кофе в любое время.

 

 

В любом офисном помещении должны присутствовать такие обязательные элементы, как: хорошая вентиляция, современная техника, удобная эргономичная мебель. Помимо этого, предприятию следует позаботиться и об опрятности и чистоте, а также о других деталях, создающих нужный настрой. Обратите особое внимание на следующие моменты:

1. Хорошая вентиляция

Она крайне необходима для создания комфортного офиса, так как техника в процессе работы выделяет магнитные волны, которые отрицательно сказываются на здоровье человека. Поэтому лучше всего сочетать кондиционеры и вентиляторы с ионизаторами. А вот теплых полов следует избегать – они создают излучения, вызывающие помехи в работе офисного оборудования.

 

 

Комфортная температура для работы человека в офисе согласно СанПиН 2.2.4.3359-16 «Санитарно-эпидемиологические требования к физическим факторам на рабочих местах» составляет: 

• зимой – от 22 до 24 °С;
• летом – от 23 до 25 °С.

2. Отделка помещений

Слишком пестрые и тусклые цвета не подходят для оформления офиса. Так как сотрудникам придется находиться в нем весь день, они должны чувствовать себя комфортно на своем рабочем месте. Рекомендуется использовать светлые цвета – белый, оттенки серого. Преимуществом белого цвета также является способность зрительно расширять пространство. Это весьма актуально в маленьких офисах, рассчитанных примерно на десять человек. Очевидно, никому из них не хочется сидеть целый день в тесноте.

 

 

Разумно учесть и психологию цвета. Например, с помощью холодной нейтральной палитры создается деловое настроение, так как она способствует концентрации внимания. А теплые оттенки оказывают положительное влияние на процессы общения, способствуют формированию дружественного микроклимата в коллективе.

3. Мебель

Выбор мебели для комфортного офиса будет напрямую зависеть от сферы деятельности компании. Скорее всего, у нее уже есть свой фирменный стиль, цвет, лейбл. Подбирать цветовую гамму для интерьера на основе этого будет намного легче. К тому же такой подход позитивно сказывается на командном духе коллектива, укрепляет его.

На каждом рабочем месте следует установить отдельный стол с многочисленными ящичками, отдельное удобное кресло, в котором можно без проблем провести весь день. Предметы мебели не обязательно должны быть дорогими. Подойдут и дешевые изделия, если у сотрудников организации интересная и хорошо оплачиваемая работа. Главное – сделать пространство комфортным, стильным и аккуратным.

 

 

Важными деталями офисов также являются различные картотеки, полки, сейфы, книжные шкафы. Поэтому выбирать их тоже следует тщательно. Вам ведь не всё равно, где и как будут храниться важные документы. Чтобы не загромождать кабинет, рекомендуется отдавать предпочтение шкафам приятного цвета, изготовленным из современных материалов. Выбор последних будет напрямую зависеть от финансовых возможностей предприятия. Это могут быть изделия из натурального дерева или более дешевых материалов, но обязательно экологичных.

 

 

Для клиентов и посетителей подойдут мягкие кресла и диван, журнальный столик с актуальной корреспонденцией. Ведь половину успеха составляет приветливая атмосфера.

4. Освещение

В идеале офисное помещение должно быть оборудовано большими окнами. Для темного времени суток следует установить современные приборы общего и индивидуального освещения, подходящие под общий стиль компании. Не зашторивайте наглухо окна, забудьте о вертикальных и горизонтальных жалюзи. Проемы лучше всего декорировать легким тюлем, делающим обстановку светлой и воздушной.

 

 

Учтите, что цвет интерьера и яркость освещения оказывают значительное влияние на психоэмоциональное состояние работников. Поэтому выбор осветительных приборов стоит доверить опытному дизайнеру, способному корректно рассчитать подходящую цветопередачу и уровень освещения.

5. Компьютеры и оргтехника

В комфортном офисе обязательно должны быть компьютеры с хорошим, надежным ПО и дополнительными комплектующими: мониторами, клавиатурами, мышками, веб-камерами. Нередко в современных компаниях используют и ноутбуки. Безусловно, ни один офис не сможет обойтись без такой техники, как факсы и телефоны, сканеры и копиры, принтеры и пр.

 

 

Для создания комфортного офиса для программистов, разработчиков и дизайнеров крайне важно обеспечить сотрудников самыми мощными и производительными компьютерами. А для обычной деятельности в программах MC Office будет вполне достаточно более скромных моделей.

Старайтесь предусмотреть наличие всех необходимых аксессуаров и носителей информации: CD и DVD-дисков, карт-ридеров, карт памяти, флешек и пр.

 

 

3 практических совета, как создать комфортный офис

Чтобы ежедневно достигать максимальной отдачи в своей профессиональной деятельности, очень важно чувствовать себя комфортно на рабочем месте. Грамотно оформленное офисное пространство не только поощряет организованный подход к работе, но и действительно вдохновляет.

1. Порядок на рабочем столе и удобное хранение вещей. Крайне неприятное ощущение для работника – сидеть в окружении гор документов, грязных кружек и разбросанных повсюду канцелярских принадлежностей, занимающих даже место для клавиатуры. Поэтому лучшим вдохновением будет атмосфера порядка, чистоты и хорошо систематизированная документация.

 

 

2. Удобное кресло и стол. Никакие попытки организовать и привести в порядок офисное пространство не помогут вам достичь максимального комфорта на рабочем месте без удобного кресла (или стула) и стола. Этот аспект крайне важен и на нем не следует экономить, ведь такие инвестиции всегда оказываются выгодными.

 

 

3. Порадуйте себя перед началом рабочего дня. Даже в самом комфортном офисе вы никогда не будете чувствовать себя максимально удобно, если начало дня было суетливым, скучным или трудным. Порой достаточно всего лишь прогуляться с собакой, принять горячую пенную ванну, выполнить небольшую пробежку или просто пройтись по окрестностям или магазинам с утра, и вы сможете начать свой рабочий день с позитивным настроем.